30 Saniyede
SOCAR Türkiye’nin Dijital Masraf Uygulaması, çalışanların masraf ve fiş süreçlerini daha hızlı, düzenli ve takip edilebilir şekilde yönetmesi için geliştirildi. Rhino Runner, bu uygulamanın içeride anlaşılması, benimsenmesi ve kullanılmaya başlanması için kampanya planlaması ve çok kanallı iç iletişim içeriklerini hazırladı. İletişim önce daha sık seyahat eden ve daha fazla masraf girişi yapan pilot grupla başladı; ardından tüm şirkete yayıldı. Pilot ekipte düzenli kullanımın benimsendiği, sürecin çalışanlar ve muhasebe-finans ekipleri için daha sistematik hale geldiği görüldü.
İş Problemi & Fırsat
Masraf süreçleri çalışanlar için zaman alan ve operasyonel yük yaratan bir akışa sahipti. Çalışanlar harcama fişlerinin fotoğraflarını çekip e-posta ile muhasebe-finans ekiplerine iletmek gibi manuel adımlardan geçiyordu. Bu durum finans ekipleri için de gelen bilgiyi işleme, takip etme ve düzenli hale getirme açısından zorlayıcıydı.
Dijital Masraf Uygulaması bu ihtiyaca yanıt veren bir çözüm olarak geliştirildi. İletişim fırsatı, uygulamayı teknik bir sistem duyurusu gibi değil; çalışanların günlük iş yükünü azaltan, finans ekiplerinin süreçlerini kolaylaştıran ve kurumsal verimliliği artıran bir deneyim olarak anlatmaktı.
Hedef Kitle & İçgörü
Birincil hedef kitle, sık seyahat eden ve diğer çalışanlara kıyasla daha fazla masraf girişi yapan SOCAR Türkiye çalışanlarıydı. Bu grup, uygulamanın pilot iletişimi için seçildi. Daha sonra iletişim tüm SOCAR Türkiye çalışanlarına yayıldı.
Temel içgörü şuydu: Masraf süreçleri çalışan için angarya hissi yaratabiliyor; finans ekipleri için de manuel, dağınık ve takibi zor bir operasyon yüküne dönüşebiliyor. Çalışanların ihtiyacı, masraf girişini hızlıca tamamlayabilecekleri, ne yapacaklarını kolayca anlayabilecekleri ve süreci daha az eforla yönetebilecekleri pratik bir akıştı.
İzleyici Deneyimi
Çalışan, mesajla önce kendi günlük deneyiminden tanıdığı bir sorun üzerinden karşılaşır: fişleri saklamak, fotoğraf çekmek, e-posta ile iletmek, masraf takibini yapmak. Ardından kampanya söylemiyle çözüm sadeleştirilir: “Fişlerde kaybolma, çek, yükle, hesapla!”
İletişim, çalışanın uygulamayı ne işe yaradığı belirsiz bir dijital araç olarak değil; işini kolaylaştıran pratik bir yardımcı olarak görmesini hedefler. Mailing, intranet, kurum içi TV ekranları, Teams duyuruları, masaüstü videolar ve kullanım guidelarıyla çalışan farklı temas noktalarında aynı mesajla karşılaşır. Böylece farkındalık, anlama ve kullanıma geçiş birlikte desteklenir.
Fikir / Konsept
Kampanyanın ana söylemi: “Fişlerde kaybolma, çek, yükle, hesapla!”
Bu söylem, masraf sürecindeki karmaşayı basit ve aksiyon odaklı bir dile çevirir. “Çek, yükle, hesapla” yapısı, uygulamanın kullanım mantığını da tek cümlede anlatır. Kampanyanın yaratıcı yaklaşımı, dijital dönüşüm mesajını teknik anlatımdan çıkarıp çalışanın gündelik iş akışına dokunan sade bir faydaya dönüştürmek üzerine kuruldu.
Nasıl Hayata Geçti (sade)
- Öncelikle masraf sürecini daha yoğun yaşayan çalışan grubu belirlendi. Daha sık seyahat eden ve daha fazla harcama yapan kişiler pilot ekip olarak seçildi.
- Pilot gruba yönelik iletişim Ekim 2024’te başladı. Bu faz yaklaşık 3 ay sürdü.
- Pilot gruba özel Teams kanalı dahil olmak üzere iç iletişim kanalları üzerinden uygulamanın ne olduğu, nasıl kullanılacağı ve hangi faydaları sağladığı anlatıldı.
- Mailing, intranet, kurum içi TV ekranları, masaüstü videolar ve kullanım guidelarıyla farklı temas noktalarına uygun içerikler hazırlandı.
- Pilot ekipte kullanımın benimsenmesiyle birlikte süreçlerin çalışanlar ve finans ekipleri için daha düzenli hale geldiği görüldü.
- Ardından iletişim tüm şirket geneline yayıldı. Yaygınlaştırma süreci Haziran 2025 sonuna kadar devam etti.
- Uygulama için nadiren de olsa tutundurma iletişimi sürdürülüyor.
Yeniden Kullanılabilir Yetenekler
- İç uygulama lansman planı: Yeni bir dijital aracın çalışanlara teknik detaylara boğulmadan, fayda ve kullanım kolaylığı üzerinden anlatılmasını sağlar. Özellikle dijital dönüşüm, İK teknolojileri, finans uygulamaları, operasyonel sistemler ve self-servis çalışan platformları için kullanılabilir. ic-uygulama-lansman-plani
- Pilot gruptan şirket geneline yaygınlaştırma kurgusu: Önce doğru kullanıcı grubunda test edilen, ardından öğrenimlerle geniş kitleye yayılan iç iletişim modelidir. Büyük şirketlerde yeni uygulama, süreç, kültür programı veya dijital platform lansmanlarında işe yarar. pilot-gruptan-sirket-geneline-yayginlastirma
- Kullanım teşvik kampanyası: Farkındalık yaratmanın ötesine geçerek çalışanı uygulamayı denemeye ve düzenli kullanmaya yönlendirir. Mobil uygulama, intranet, portal, yan hak platformu, eğitim sistemi gibi araçlarda kullanılabilir. kullanim-tesvik-kampanyasi
- Kanal bazlı iç iletişim içerik seti: Aynı mesajın mailing, intranet, ekran, Teams ve rehber gibi farklı iç kanallara uygun şekilde parçalanmasını sağlar. İç iletişim kampanyalarında hızlı üretim ve tutarlı mesaj akışı kurar. kanal-bazli-ic-iletisim-icerik-seti
- Masaüstü video ile uygulama anlatımı: Çalışanların doğrudan bilgisayar ekranında karşılaşacağı kısa ve yönlendirici video formatıyla uygulama kullanımını sadeleştirir. Özellikle adım adım anlatım gerektiren dijital araçlarda faydalıdır. masaustu-video-ile-uygulama-anlatimi
İş Etkisi / Sonuç
Pilot ekipte uygulamanın kısa sürede düzenli şekilde kullanılmaya başlandığı görüldü. Masraf süreçleri hem çalışanlar hem de muhasebe-finans ekipleri için daha sistematik ve düzenli hale geldi. Verimliliğin arttığı tespit edildi; ancak erişim, kullanım oranı, işlem süresi ya da memnuniyet gibi sayısal metrikler elde yok. Metrik alanı: [?].
Görseller
- Kampanya ana görseli: “Fişlerde kaybolma, çek, yükle, hesapla!” söylemini taşıyan ana iletişim tasarımı.
- Mailing örnekleri: Pilot grup ve tüm şirket duyurularında kullanılan e-posta iletişimleri.
- İntranet duyuruları: Uygulamanın fayda ve kullanım adımlarını anlatan içerikler.
- Kurum içi TV ekranları: Kısa mesaj ve hatırlatma odaklı ekran duyuruları.
- Teams pilot grup duyuruları: Pilot kullanıcı grubuna özel yönlendirme ve bilgilendirme içerikleri.
- Masaüstü video kareleri: Uygulama kullanımını gösteren kısa anlatım videolarından ekran görüntüleri.
- Kullanım guide’ları: Çalışanların uygulamayı adım adım kullanabilmesi için hazırlanan rehberler.
Tekrar Kullanım Notları
Strateji: Bu model; yeni bir iç uygulama, dijital platform, İK aracı, yan hak sistemi, eğitim portalı, harcama platformu veya self-servis çalışan deneyimi uygulaması devreye alınırken kullanılabilir. En güçlü tarafı, iletişimi “duyuru” seviyesinde bırakmadan davranış değişikliğine ve kullanım alışkanlığına bağlamasıdır.
Üretim: Taşırken önce uygulamayı en çok kullanacak veya en büyük faydayı görecek pilot kitle netleştirilmeli. Mesaj, teknik özelliklerden önce çalışan faydasına odaklanmalı. Kanal planı farkındalık, anlatım, yönlendirme ve hatırlatma katmanlarına ayrılmalı. Rakam tutulabiliyorsa pilot kullanım oranı, aktif kullanıcı sayısı, işlem süresi, destek talebi azalması ve finans ekibi geri bildirimi mutlaka ölçülmeli.